【スキャンスナップ】看護師もデジタル化。書類や資料を全てパソコンに


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こんにちは、デジタル機器好きの看護師ちえです。
看護師をしていると、家に紙の書類、資料が大量に増えていきます。
それをパソコンに全て取り込めれば、その書類や資料は捨てることができます。
そんなことができるようになる、「スキャンスナップ」の購入レビューをします。

紙の書類、資料が減らない理由

看護師がもらう資料はほとんど紙

看護師が紙の資料をもらう場面はたくさんあります。
研修や講義の資料、委員会や病棟会の議事録などはほとんど紙で扱われているので、紙でもらうことが多いです。
研究論文を取り寄せたい時でも、インターネット上で公開されていない論文だとコピーの取り寄せになります。
このように情報のデータ化が進まない状況だと、家にどんどん紙の資料が増えていきます

病院のペーパーレス化がなかなか進まない

ペーパーレスという言葉はずっと前から言われていますよね。
病院でもペーパーレスは当たり前のように言われていて、多くの病院が電子カルテを導入しています。
↓オーダリングと電子カルテの導入率の推移です。(2016年時点)
電子カルテ導入率推移のグラフ
引用元:一般社団法人 保健医療福祉情報システム工業会ホームページより
オーダリング:医師がコンピュータに治療の指示を入力するシステムのこと
電子カルテ :今まで紙で保存していた様々な診療記録を、電子データとして保管するシステムのこと
徐々に電子カルテを導入している病院は増えていますが、2016年でも電子カルテを導入している病院は、全体の約3割です。
病院の電子カルテの導入が進まない状況は、書類や資料のデータ化が進まないことと関係している可能性があります。
電子カルテが導入されていない
     ↓
コンピュータに触れることが少ない
     ↓
コンピュータの知識が身につかない
     ↓
データを扱うことに慣れない
     ↓
紙の資料を使い続ける
といったことが考えられます。
実際に病院で働いていて、年配のベテラン看護師ほど、この傾向にあるように思います。
仕事はめちゃくちゃできるけど、パソコンは苦手、という方はたくさんいます。

紙だと困ること

整理するのが大変

紙だと整理するのがとても大変でめんどくさいですよね。
紙の整理術はたくさんあります。
ファイルごとにまとめて整理したり、引き出しを作ってそこにしまっておく、などの方法があります。
しかし、書類や資料が増えるたびにその作業を繰り返す必要が出てきます。

収納する場所が必要

キレイに整理したとしても、それを収納するための場所が必要です。
しかも書類や資料が増えれば増えるほど、収納するためにより広いスペースが必要になります。
家の中の収納スペースは、もう見ることのない書類や資料で埋め尽くされていきます。

欲しい書類や資料を探すのに時間がかかる 

限られたスペースにキレイに収納できたとしても、欲しい書類や資料を探すのに手間と時間がかかります。
例えば、ゲーベンクリームについての資料を探す場合で考えてみましょう。
「確か1、2年前に受けた褥瘡の勉強会で、ゲーベンクリームについて書かれた資料をもらったはず・・・」という記憶があるとします。
この場合、資料をどのように探しますか?
紙の資料であれば、勉強会のテーマの「褥創」や、「勉強会を受けた時期」をもとに探すことになります。
きちっとテーマや勉強会の時期ごとに整理されていれば、比較的早く目的の資料を見つけることができるかもしれません。
それでもたくさんある資料の中から探すのは大変です。
時間もエネルギーもかかってしまいます
探している途中で諦めてしまうのは、看護師あるあるではないでしょうか。

劣化する

これは年単位で保管した場合の話ですが、紙は劣化します。
私が子供の頃に読んでいた絵本が実家にありますが、黄色く変色し、カビのにおいがします。
カビが生えるまで時間がたたなくても、ほこりや汚れがたまっていきますので不衛生です。
また、折れ曲がってしまったり保管の状態によっては読みにくくなってしまいます

紙のストレスを一気に解決できるスキャンスナップ

そんな紙ストレスから、紙の書類や資料を全部データとしてパソコンに入れてしまいたい!と思うようになりました。
しかしそのためには、1枚1枚写真をとるか、スキャナ付きプリンターで1枚ずつスキャンしていくしかないと思っていました。
しかしそれでは何十枚、何百枚とある資料をデータ化するために、気が遠くなるような時間がかかってしまいます。
そんな時に役に立つのがスキャンスナップです。
数十枚ある書類や資料を一気にスキャンし、データとしてパソコンの中に保存することができるのです。

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スキャンスナップの主な機能

紙を一度に数十枚スキャンできる

スキャンスナップの写真
スキャンスナップでは、一度に数十枚紙をスキャンできます。
ix500だと、A4サイズの紙を50枚セットし一度にスキャンできます。
一度スキャンしてしまえば、その大量の紙は捨てることができます。

表と裏の両面を一度にスキャンできる

勉強会や研修の資料では、よく表と裏どちらも印刷されている紙があります。
それも一度のスキャンで両面どちらもスキャンしてくれます。

保存したデータの中の文章、文字を検索できる

これは私が購入を決めたポイントです。
データはPDF(ファイルの保存形式のこと)として保存することができるのですが、保存されたPDFの中の文字を検索することができます。
どういうことかと言うと、「ゲーベンクリームのこと書かれた褥創の資料どこにいったかなー」という場合、「ゲーベンクリーム」とパソコンで検索するだけで、ゲーベンクリームと書かれた資料がヒットして表示されるのです。
これはOCR(光学文字認識)という機能によるものです。
普通スキャンをした場合、パソコンには「画像」として保存されるので、文字としては認識されません。
写真を撮っただけみたいな感じですね。
もちろん「ゲーベンクリーム」と検索してもヒットしません。
それがスキャンスナップだと、文字を認識して保存されるので、ちゃんと検索されるのです。

時間とエネルギーの節約につながる

パソコンの中にデータで保存できて、さらにすぐに検索できるという夢のような資料ができあがります。
私はスキャンスナップを使い始めてから、それまで資料を探すのにかけていた時間とエネルギーがどれほど無駄だったが思い知らされました。
欲しい資料が見つからなくて、途中で諦めたことが何度あったか・・・
しかも、資料をファイリングしたり整理する必要もなくなります。
その時間とエネルギーが節約できたことで、自分の時間が増えました。

スキャンスナップでできること

名刺、レシート、写真、年賀状の整理

スキャンスナップの活用事例紹介の画像 
どんどんたまっていく名刺、レシート、写真、年賀状、全てパソコンの中に保存できます。
保存していらないものは捨てていくことができるので、保管場所もいらなくなります。
スキャンスナップと連携する名刺管理ソフトを使ったり、保存する場所はクラウドストレージを使ったりすることで、様々な使い方が可能になります。
公式HPでも紹介されていますし、多くの方が面白い使い方をブログなどで紹介されています。

パソコン、タブレットとWi-Fiで接続できる

これは今の時代当然ですね。
Wi-Fi接続できるので、電波が届く範囲ならパソコンから離して使うことができます。

まとめに

ペーパーレス化、デジタル化が進んでいく時代ですが、看護師の世界はまだまだこれからです。
仕事、作業の効率化をはかり、時間もエネルギーも節約していけるといいですね。
スキャンスナップはちょっと高度に思えるかもしれませんが、一度使うとその効果はすぐにわかります。
節約して空いた時間とエネルギーは、自由に使うことができます。
遊びに出かけたり家族と過ごしたり。
自分の時間を増やすための投資としては、とてもおすすめです。
それでは、より良い人生を!
↓パソコン環境を整えたい看護師の方にはこちらもおすすめです。
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